Подписаться
Мы в соцсетях
Место в рейтинге консалтинговых компаний
74
за 2020 год

5 правил деловой переписки

Чтобы коллеги радовались вашим сообщениям
Автор статьи
5 правил деловой переписки
Что всех бесит в деловой переписке? Недавно мы спросили об этом наших подписчиков в Инстаграме. Тема оказалась настолько животрепещущей, что мы получили массу ответов. А теперь готовы рассказать, чего нужно избегать, чтобы от общения с вами окружающие получали только радость. Это простые правила, которые многие забывают.

Тема должна быть ясной

Если вы общаетесь по электронной почте – все просто. Никогда не оставляйте графу «тема письма» пустой. Так собеседник точно будет знать, что вы пишете ему по поводу отчета за август, а не вносите правки в декабрьский проект.

Изображение для статьи

Не нужно кричать в теме письма «СРОЧНО», да и вообще пореже включайте Caps Lock. Понимаем, дело может требовать решения безотлагательно, но тогда лучше написать в мессенджер или позвонить.

Все способы коммуникации подразумевают разное время ответа:

  • Электронная почта – для несрочных писем. Срок ответа – 1-3 дня.
  • Мессенджеры – для вопросов, которые нужно решить сегодня. Срок ответа – до нескольких часов.
  • Звонок – для ASAP-вопросов, которые должны быть решены немедленно. 

Если пишете сообщение в мессенджере, пишите о теме с самого начала. Мало у кого есть время читать длинные полотна текста, прежде чем подойти к сути вопроса.

Поможем внедрить эти и другие правила в коммуникацию с клиентами, подрядчиками и не только. Центр коммуникаций GMK

Приветствуйте правильно

Если вы все еще начинаете свои сообщения со слов «Доброго времени суток!», то лучше так не делать. Отговорка: «Ну я же не знаю, в какое время собеседник прочитает мое сообщение», не работает. С задачей приветствия отлично справляется простое «Здравствуйте».

Изображение для статьи

А вот загадка: каким должно быть первое сообщение, чтобы собеседник разозлился и точно вам не ответил? Нужно написать «Добрый день» и больше ничего. Такие сообщения просто отнимают время людей. Если хотите, чтобы вам ответили, всегда пишите то, о чем хотите сказать, полностью. Вызывайте интерес предложениями, а не интригуйте таинственными сообщениями.

А еще многие писали про раздражающие сокращения вроде дд (добрый день), пжлст/плз (пожалуйста), спс (спасибо) и так далее. Если вы не в первый раз общаетесь с человеком, можно совсем опустить приветствие и сразу перейти к сути вопроса. А если это новый контакт, лучше поздороваться без сокращений.

Проверяйте и перепроверяйте

Общаться с несколькими людьми сразу – обычное дело. Иногда настолько загружаешься, что начинаешь забывать, кто именно «на проводе». Но вспомнить стоит. Если вы напишите «Привет, Оля», а собеседника зовут Лариса, то приятного будет мало. Не уверены в имени? Пролистайте переписку чуть вверх и уточните.

Изображение для статьи

А еще нас часто подводит автокоррекция (девушки с именем Юля тут наверняка поймут, о чем мы говорим). Поэтому перед тем, как отправить, перечитайте сообщение еще раз: правильно ли вы сформулировали мысли, нет ли подозрительных слов или оборванных предложений. А еще советуем перепроверять имя адресата, а то мало ли.

Уважайте личные границы

Опросы показывают, что голосовые сообщения не нравятся почти половине россиян (на эту тему есть исследование Rambler). А если мы говорим про голосовые по работе, то процент резко возрастает. Причин тут масса:

  • Есть люди, которые плохо воспринимают информацию на слух. Ваши голосовые влетают к ним в одно ухо и тут же вылетают из другого.
  • Разговорная речь может содержать более расплывчатые и неточные формулировки. Гораздо проще прочитать четкое и лаконичное письмо, чем слушать пространные рассуждения.
  • Их просто неудобно слушать. Наушники с собой носят не все, а включать голосовое в шумном опенспейсе или на планерке неловко.

Поэтому наш совет: переходите на буквы – так вы проявите искреннее уважение к вашим собеседникам.

Изображение для статьи

Цените свое и чужое время

Если вы отправили сообщение 10 минут назад, а собеседник все еще молчит, не стоит поторапливать его словами «аууу», «вы тут?», «почему молчите?». Если напомнить о себе уж очень нужно, задайте дополнительный уточняющий вопрос или пришлите дополнительную информацию.

Изображение для статьи

Это работает и в обратную сторону: если вы уже прочитали сообщение, постарайтесь дать реакцию не слишком поздно. Ну а если писать пока нечего – скажите собеседнику, что вернетесь с ответом позже.

Девелоперам: еженедельная рассылка о недвижимости
subscribe



Еще интересное по теме

Девелоперам: еженедельная рассылка о недвижимости

Полезные статьи о маркетинге и продажах в недвижимости. Помогаем развиваться и улучшать проекты девелоперов.

GMK Club
Что дает резидентство в GMK Club:
  • бесплатный чек-лист «Оптимальные показатели работы отдела продаж и маркетинга»;
  • электронная книга из серии «Библиотека девелопера»;
  • бесплатный доступ к эксклюзивным мастер-классам для девелоперов;
  • суперпосты в нашем блоге по закрытой ссылке;
  • приоритетное информирование о наших мероприятиях по всей России;
  • специальные цены и акции на наши услуги.