Виктория Белявская, Head of Department
В основе прорывов, как это ни странно, лежат привычки. Это рутина, которую мы делаем с регулярностью, практически на автомате, именно такие качественно настроенные действия приносят в конечном итоге победы. И на самом деле нет специального или лучшего времени, чтобы начать менять их: будь то обычный понедельник или начало нового года.
Однако чтобы построить что-то новое, нужно как минимум найти время подумать об этом, устроить так называемый деклэтеринг – то есть избавиться от всего, что заполняет наши расписания и календари, засоряет жизнь. Загруженность текущего графика совсем не привлекает новые возможности, а, напротив, останавливает нас в поиске более глобальных целей.
Я не люблю забитые графики и бесцельные встречи. Как правило, по факту это не дает ничего, кроме иллюзии собственной значимости. Ловушка, в которую легко попасть.
Признайтесь, что любите проводить встречи, потому что это заставляет нас чувствовать себя занятыми, полезными и продуктивными. Чтобы не попасть на этот крючок псевдовостребованности, необходимо чистить свое расписание. Я постоянно слежу за этим и не «фарширую» календарь, оставляя ежедневно один «час тишины». В это время я стараюсь выйти из офиса или дома, ничего не слушать, ни с кем не разговаривать, просто идти, желательно медленно, чтобы побыть наедине с собой. Пока это самая сложная задача дня.
В целом, для планирования расписания и задач я использую Гугл-календарь, где задача из списка to do накладывается на время. В начале дня всегда объективно оцениваю свои возможности, оставляя место для «воздуха», календари миксую: расписание занятий моих детей, рабочие встречи, текущие задачи, календарь мероприятий отрасли – и даже в отпуске придерживаюсь графика.
Если встреча или задача оказалась невыполненной, она переходит на следующий день – и так до тех пор, пока она не будет решена или перестанет быть актуальной. 80% задач решаются сами собой.
Ирина Сысоева, бренд-продюсер
Чем длиннее каникулы, тем сложнее из них выходить. Мой лайфхак – сохранять рабочую активность даже в «праздничный локдаун». Тогда не придется долго расчехляться.
Рабочие задачи я начинаю решать примерно с 3 января. Я не говорю о больших делах, но выполнять что-то любимое или простое – отличная разминка перед выходом на работу. Например, я знаю, что в офисе буду думать, как освежить вид наших социальных сетей – так почему не полистать Pinterest уже в каникулы? Кроме того, я люблю смотреть на красоту.
В выборе программ-планировщиков я очень консервативна. Пользуюсь простым приложением Todoist. В нем сочетаю личные и рабочие задачи. Также разделяю дела на стратегические и текущие.
Юлиана Сакушева, project-manager
На старте каждого проекта я завожу рабочую доску в сервисе Miro. Это интерактивная платформа планирования идеальна для визуализации и работы всей команды проекта одновременно. Доска эффективна для длительных и комплексных проектов. Она дает возможность видеть все цели, задачи и связи между людьми объемно и понятно.
Люблю, когда весь процесс опубликован на одном листе, так вижу полную картину, массив производимых работ, тут же распределяю зоны ответственности и сроки. В Miro есть как готовые шаблоны – Mind map, Roadmap, CJM, APM, SWOT – так и панель инструментов для создания собственного формата.
Пример доски в Miro, свою показать не могу из соображений конфиденциальности
Можно работать прямо в браузере, не требуется скачивать специальные агенты, что облегчает работу как команде, так и нашим клиентам. Даже обучающие сессии для маркетологов застройщиков проводили именно по карте в Miro.
Используем Miro и для своих целей, в Центре коммуникаций есть доска со всеми ресурсами GMK (внешними и внутренними) от продакшена до мерча.
Анастасия Васильева, менеджер по коммуникациям
Я стала пользоваться Notion на волне его популярности в Инстаграм и Тикток – и больше не останавливалась. Раньше у меня что-то лежало в разных местах: что-то в Trello, что-то – в Google Sheets, что-то – просто в заметках и личных сообщениях. Голова разрывалась от того, чтобы чекнуть все источники и ничего не забыть.
Изначально в Notion привлек лаконичный дизайн: ничего лишнего, интерфейс хоть и на английском, но понятен интуитивно. Бесплатный тариф в Notion с лихвой закрывает мои задачи. Приложение работает сразу и на телефоне, и на компьютере: если что-то приходит в мессенджере, пока я в пути, я могу сразу внести комментарии к задачам и не забыть их.
Все рабочие задачи я отправляю в большой планировщик формата канбан, там можно добавлять подзадачи и комментарии. Из него каждый день формирую более конкретный to do list на день – обожаю ставить галочки напротив пунктов.
Собственные планы и долгосрочные цели собираю в отдельные списки – для этого есть личная вкладка, в которой хранится все: от целей на год до фильмов, которые хочу посмотреть.
Лилия Ужитчак, координатор GMKTalks
Наверное, где-то в мире есть event-менеджеры, которые плавно въезжают в текущие задачи, но я – тот человек, которому ровно через 5 рабочих недель предстоит организовать федеральное мероприятие для девелоперов GMKTalks.
В первую очередь я визуализирую путь подготовки к событию от точки А до момента Х. Для этого создаю таймлайн в Mindmeister. После утверждения все задачи переношу в планер Bitrix24. Тут для меня принципиально, чтобы каждая задача имела срок и ответственного, иначе она автоматически становится невыполнимой или члены рабочей группы ее просто-напросто не замечают.
На каждой летучке по мероприятию веду аудио+письменный протокол, а резюме разбираю на разные сущности: вводные к проекту или задачи – их отправляю в рабочий чатик, дублирую в планер Б24.
Я отвечаю также за партнерские интеграции в федеральные и международные события в сфере строительства, недвижимости и урбанистики. Так что начало года я провожу за пополнением Google Календаря нашего отдела. Убиваю двух зайцев: понимаю, что и когда пройдет в этом году интересного; даю такое же понимание коллегам.
Анастасия Шендря, growth-маркетолог
Сложность январского периода одновременно в трех вещах – нужно совместить оперативную текущую работу с долгосрочным планированием, когда у тебя оливье еще на губах не обсохло. Как все успеть и не потерять темп? Мой секрет простой – распланировать первые рабочие дни января еще в декабре. Задумываться о планах на год нужно, пока тот еще не наступил.
Над глобальными задачами вроде стратегий работает обычно несколько людей. Для этого мы используем общее пространство – Б24, где в рамках проектов ведем задачи и назначаем встречи в календаре. Б24 позволяет видеть сроки, напоминает о планах на день и это здорово разгружает голову.
Дела разобрали, а как быть с нарастающей тревожностью января? В моем случае с этим отлично справляется альбом «Выход в город» от Нойза.
Мария Пугачёва, product marketing manager
Считаю, что планировать нужно не в январе, а еще в ноябре-декабре, тогда входить в новый коммуникативный год будет куда проще. В моем арсенале всегда под рукой Google Презентации и обожаемые Google Таблицы – концепции рекламных кампаний, майнд-карты со структурами разработок, бюджеты, вишлисты, личные и профессиональные цели и задачи – все находится здесь.
Для быстрых заметок раньше использовала Evernote, но потом перешла на Google Keep – там веду списки, складываю ссылки, идеи, картинки. Есть доступ со всех устройств.
Не только в январе, но и в течение года бывают дни, когда крайне сложно сосредоточиться. В таких случаях балуюсь мобильным приложением Focus To-Do – задачник по методу Помодоро с таймером для фокусировки на конкретной задаче.
Еще одно мое правило: влетая в новый год, не забывать о хотя бы минимальных физических нагрузках. Работать весь день в офисе сложно, дома – еще сложнее: мозгу нужен свежий воздух, телу – движение. Прогулки, спортзал и EMS-тренировки, привет!
Алена Смирнова, редактор блога GMK
В потоке планов января легко что-то упустить. У меня есть пара простых правил. Первое – записывать большие и мелкие дела в Google Keep не одним словом, а так, чтобы я поняла это даже если бы мне стерли память.
Второе – в концентрированном потоке планерок не забывать ставить телефон на запись аудио. Я занимаюсь контентом, редактирую блог компании, поэтому ловлю на встречах не только задачи, но и инсайты коллег, которые пришли к ним на длинных каникулах. Потом это можно расшифровать и разобрать на составные.
Начинать новый проект или прописывать стратегию мне проще всего в Google Презентациях. Свой подход я бы назвала «Завтра война». Я не создаю промежуточные черновые записи, а сразу пишу на чистовик: вычитываю текст, подбираю визуал, чтобы потом не тратить время.
Долгосрочные планы я описываю в Google Презентациях – в течение года вернусь к ним, чтобы свериться. Среднесрочные планы, контент-планы и сметы держу в узде в Google Sheets. Задачи на день не пишу.
